Електронний документообіг в M.E.Doc — шлях до оптимізації часу і ресурсів

З часу розповсюдження комп’ютерів електронний документообіг поступово стає необхідністю сьогодення. У європейських країнах його використовують вже декілька років. Саме електронний документообіг надає підприємцям можливість замінити кропіткий процес паперової звітності на простіший та більш ефективний. Система електронного документообігу «Медок» — це програмне забезпечення, що дозволяє швидко створювати та пересилати документи будь-якого формату. Це можливість безпечно зберігати важливу інформацію та цілодобово мати до неї доступ.

Особливості системи документообігу «Медок»

Електронний документообіг «Медок» — це система, яка містить всі дані про підприємство та особливості його діяльності. Її встановлюють на робочі комп’ютери та використовують для подальшого створення будь-яких документів. Програма дозволяє також обмінюватись важливою інформацією з партнерами, надсилати звіти у контролюючі органи. Фактично «Медок» — система, що може використовуватись, як повноцінна альтернатива усім звичному паперовому документообігу.

Важливо, що програма повноцінно працює без додаткових зусиль. На відміну від паперового документообігу, під час роботи з системою не потрібно обладнувати окреме приміщення для зберігання паперів. Вся інформація надійно зберігається в електронному вигляді, захищена від несанкціонованого доступу та не зіпсується під час надзвичайних ситуацій.

Як швидко впровадити електронну систему документообігу «Медок»?

Головна особливість системи полягає в її легкому впровадженні у роботу підприємства. Не знадобиться довгий термін, щоб перейти з паперового на електронний документообіг. Більш того, компанія «Укрзвіт» https://ukrzvit.ua/medoc/ подбала про зручність для клієнтів. Тому всі необхідні заходи для встановлення програми здійснюють наші співробітники. Користувачу лишається тільки опанувати систему та внести туди первинну інформацію про компанію.

Для повноцінного користування програмою підприємець має подбати про наявність цифрового підпису. ЕЦП Медок надає юридичної сили будь-якому документу, створеному в програмі. З моменту підписання він має такі самі якості, як і звичайний паперовий. Його можна використовувати в судах та інших інстанціях.

Безпосередньо впровадження системи не потребує багато часу. Воно складається всього з декількох етапів:

• укласти договір з компанією, щоб мати дозвіл на користування програмним забезпеченням;
• надати доступ співробітникам фірми до робочих комп’ютерів, щоб вони встановили програму;
• навчити робітників користуватися «Медок»;
• попередити партнерів про перехід на електронний документообіг;
• надати розпорядження про внесення даних у програму.

Скільки коштує «Медок»?

Багато власників відмовляються від запровадження електронного документообігу через хибну думку про велику вартість програмного забезпечення. Але насправді, якщо порахувати витрати на паперовий документообіг та порівняти з електронним, перевагу помітно одразу. Щоб обмінюватися документами з контрагентами та доставляти звіти у контролюючі органи, доводиться вдаватися до послуг кур’єрів. А в масштабах підприємства витрати на це можуть досягати сотень тисяч.

Окрім того, доводиться виділяти кошти на створення умов для зберігання паперів. В підсумку розрахунки витрат доводять, що сплачувати за користування програмним забезпеченням потрібно набагато менше, ніж за паперового документообігу.

Розробники програми «Медок» піклувалися про те, щоб електронний документообіг був ще більш заощадливим. Передбачено декілька модулів програми для підприємств різного профілю. Тому ціна «Медок» відрізняється залежно від потреб компанії та придбаних модулів.