Суми: новини, події, коментарі

Нотехс - будівництво у Сумах

Электронный документооборот для бизнеса

121

В кабинетах предприятий, фирм, организаций часто можно услышать такую фразу как: «У меня завал с бумагами, ничего не могу найти» или «Когда уже директор освободится (приедет), мне столько договоров необходимо подписать». Но проблема не только в том, что сотрудники постоянно жалуются на нехватку времени, на подготовку, поиск необходимых документов, на отсутствие, занятость директора, и не в том, что со временем все эти жалобы превращаются в полную моральную усталость персонала, скандалы внутри коллектива, срывы сотрудников на посетителях. Проблема в том, что застарелые методы ведения документооборота ведут к разным ошибкам, задержкам, а иногда и к очень большим, фатальным для фирмы. Бумажный документооборот, в большинстве случаев, это отсутствие порядка в документах, разного рода бумагах, и всегда это торможение развития предприятия. Электронный документооборот (СЭД), наоборот, дает преимущество перед конкурентами. И хотя в начале внедрения программы компаниям придется вложить определенную сумму денег, но если посчитать коммерческий эффект, то сразу видна выгода от внедрения.

СЭД позволяет уменьшить количество ошибок в документах, а это в свою очередь экономит время на их проверку и перепроверку, на разбирательство с разными структурами, сокращает количество сотрудников принимающих участие в их подготовке. В программе сразу предусмотрены шаблоны всех возможных документов, отчетов, которые ко всему еще легко, причем, не выходя из программы, можно сразу отсылать по электронной почте необходимому адресату (директору, сотруднику, налоговой).

Самым большим камнем преткновения в бумажном документообороте является подпись документов. Особенно это касается тех фирм, где директор часто занят, находится в командировках или документ необходимо согласовать с филиалом, который находится в другом городе. Система документооборота помогает ускорить процесс одобрения, теперь весь процесс займет все лишь несколько минут, вдобавок электронная подпись имеет юридическую силу, поэтому директор может, не находясь в офисе, подписать документы, и они будут иметь юридическую силу.

Многие боятся утечки информации из программ, но, как показывает практика, при бумажном документообороте чаще возможны потери или порчи документов. Электронный документооборот имеет уникальные системы защиты данных, поэтому боятся потери, утечки информации нет надобности.

Электронный документооборот помогает оптимизировать и рационализировать работу фирм, компаний, организаций.