Электронный документооборот на предприятии

На любом предприятии все мероприятия, так или иначе, касающиеся организации, осуществляются при помощи документов, которые содержат всевозможные приказы, поручения или разрешения. Такая система позволяет подтверждать все принятые решения и контролировать процесс работы предприятия.

Документооборот и делопроизводство позволяют оптимизировать работу организации и эффективно управлять персоналом. Однако необходимо разграничивать два этих термина, которые хоть и относятся к сфере управления, значение имеют все-таки разное. Делопроизводство – это набор правил по работе с документами, документооборот решает конкретные задачи на основе принципов делопроизводства.

Основные задачи, которые решает документооборот

Перед руководством предприятия в зависимости от направления его деятельности могут стоять самые разнообразные задачи, но некоторые из них требуют решения в любой организации:

• В первую очередь документооборот обеспечивает грамотное управление производством.
• Сохраняет всю информацию по деятельности организации.
• Обеспечивает контроль за качеством осуществляемых работ, причем не только по окончании мероприятий, но и в процессе их выполнения.
• Позволяет соответствовать международному контролю качества.
• Дает возможность отследить качество и скорость работы сотрудников предприятия, включая и тех, которые занимаются непосредственно документооборотом.
• Оптимизирует производственные процессы.
• Позволяет в любую минуту получить необходимую информацию по работе организации.
• Обеспечивает прозрачность деятельности предприятия.

Безусловно, этот список намного шире, и для каждой организации он свой, поэтому на любом производстве объем бумажной работы был поистине огромным.

В 2011 году на сайтах, представляющих новости законодательства, было сообщено об очень важном событии в сфере управления и делопроизводства. Электронная подпись, выполненная с использованием закрытого ключа, стала равноценной обычной росписи, сделанной собственноручно.

Чем выгоден цифровой носитель информации?

Электронный документооборот – понятие, появившееся относительно недавно, но уже сегодня программы, позволяющие его вести, имеют постоянный устойчивый спрос. Сегодня допустимо совершать сделки, подписывать договора, а также оформлять счет-фактуры и прочие документы при помощи квалифицированной электронной подписи. При этом документы в цифровом виде имеют такую же юридическую силу, как и подписанные своей рукой.

Применение электронного документооборота имеет ряд существенных преимуществ:

• Повышается скорость оформления необходимых документов.
• Электронный документооборот более гибок ко всем изменениям в законодательстве или деятельности организации.
• Сокращаются расходы на управление предприятием.
• Электронные устройства позволяют автоматически проводить часть работ по оформлению документации без непосредственного участия человека.
• Существенно упрощается и удешевляется хранение сведений благодаря оперативной базе данных, к которой можно обратиться в любой момент.
• Архив в цифровом виде позволяет хранить информацию практически вечно.

В последнее время все больше организаций предпочитают вести электронный документооборот на предприятии. Такой интерес руководителей обусловлен в первую очередь уходом от бумажной документации, оформление которой существенно тормозит процесс внедрения в жизнь выносимых решений. Однако от обычных бумажных носителей совсем избавится все же не получиться, и часть документом так и оформляется привычным способом.